문서관리규정

제정 2016.3.1

제1조 (목적) 이 규정은 한국상담대학원대학교(이하 본교라 한다) 문서의 편철 및 보관·보존의 방법과 절차를 정하여 문서처리의 신속, 정확을 기하여 행정의 능률을 높임을 목적으로 한다.

제2조 (정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “문서과”라 함은 본교에서 공문서(이하 문서라 한다)의 수발사무 등 문서에 관한 사무를 주관하는 부서(기획행정처)를 말한다.

2. “처리과”라 함은 문서내용의 사무처리를 주관하는 부서를 말한다.

3. “보관”이라 함은 문서의 처리 완결 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.

4. “보존”이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다.

5. “이관”이라 함은 보관중의 문서를 처리하여 보존의 필요가 있는 것을 소정의 보존주관부서에 인계하는 것을 말한다.

제3조 (적용) 본교에서 취급하는 일체의 문서는 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제4조 (문서의 접수) ① 외부로부터 도착되는 일체의 문서는 문서과에서 접수한다.

② 문서과 외의 각 부서에서 직접 접수한 문서는 문서과로 이송하여야 한다.

제5조 (문서분류) ① 접수한 문서가 2개 이상의 부서에 관련되는 경우는 가장 관계가 깊다고 인정되는 부서에 배부한다.

② 총장의 사신으로 인정되는 것은 비서실로 배부한다.

제6조 (문서의 회송) ① 처리과는 문서과로부터 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계받은 때에는 그 사유를 명시하여 문서과에 회송하여야 하며, 문서과는 당해문서를 문서통제담당자가 지정하는 처리과로 재배부하여야 한다.

② 처리과에서 직접 수령한 문서가 그 소관에 속하지 아니하는 경우에도 이를 문서과로 보내어 해당 처리과에 배부하도록 요청하여야 한다.

제7조 (회신문서의 처리) 접수한 문서가 회신을 요하는 때에는 지정된 기간 내에 응신하여야 한다.

제8조 (문서의 발송) ① 처리과에서 대외로 문서를 발송하고자 할 때에는 총장의 결재를 받은 후에 발송하여야 한다.

② 시행한 문서의 원안은 보조되기 전까지 당해 문서처리과에서 보관한다.

③ 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격, 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편․우편․모사전송․전신․전신타자․전화 등의 방법으로 발신할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 인편․등기 우편 기타 발송 사실을 증명할 수 있는 특수한 방법으로 발송하여야 한다.

제9조 (문서보존) ① 문서의 보존기간은 영구보존․준영구보존․10년보존․5년보존․3년보존 및 1년보존으로 구분하고, 그 분류는 다음 원칙에 의한다.

1. 영구보존문서는 영속할 성질이 있는 문서로서 후일 영구히 증거 또는 참고의 필요가 있거나 중요 연혁을 증명하는 서류와 각종 중요대장을 말한다.

2. 준영구보존문서는 영구보존할 필요는 없으나 10년 이상 보존할 문서로서 개개 문건의 성질에 따라 특정기간을 정할 문서를 말한다.

3. 10년보존문서는 영구보존문서 및 준영구보존문서에 속하지 아니하나 후일에 장기간 증거 또는 참고가 되는 문서를 말한다.

4. 5년보존문서는 전 각 호에 속하지 아니하는 문서이나 후일에 증거 또는 참고가 되는 문서를 말한다.

5. 3년보존문서는 제1호 내지 제4호에 속하지 아니하는 문서를 말한다.

6. 1년보존문서는 1회로서 완결되는 성질에 속하는 문서로서 후일에 참고할 필요 문서보관보존 규정가 없는 문서를 말한다.

② 제１항의 기준에 의한 문서의 종류별 보존기간은 “별표 1”과 같다.

제10조 (보존기간 변경) 각 문서관리 단위의 보존책임자는 처리과와 같이 매 학기 말 전 조의 규정에 의하여 보존기간이 정하여진 문서를 검토하고 상황의 변화로 인하여 소정의 보존기간을 변경할 필요가 있는 때에는 총장의 승인을 얻어 그 기간을 연장․단축한다.

제11조 (기산) 보존기간은 처리완결의 익년 3월 1일부터 기산한다.

제12조 (폐기) ① 보존기간이 준영구 미만인 문서 중 보존기간이 경과한 문서는 기획행정처장의 결재를 받아 폐기한다. 다만, 기획행정처장이 보존가치가 있다고 판단하는 문서는 기획행정처로 이관한다.

② 문서의 폐기는 소각을 원칙으로 한다. 다만, 기획행정처장의 승인을 얻어 재활용품의 용도로 매각처분할 수 있다.

③ 폐기한 문서는 보존문서기록대장에 홍색글씨로 폐기년월일을 기입하고 문서 색인목록은 따로 편철‧보관한다.

부 칙 (제정 2016.3.1)

(시행일) 이 규정은 2016년 3월 1일부터 시행한다.

[별표 1] 문서보존기간 책정표

기능명칭	세부기능	기능종별	보존기간(년)
공통	공문서	관할청의 각종 지시 및 방침	5
		기정사실의 제 증명 확인	1
		사무적인 조회 및 회답	1
		각 부서의 문서대장	5
	회의록	전체교수회의	10
		각종 위원회 회의록	5
		각종 위원회의 심의 의결문서	10
		각종 위원회 운영에 관한 일반문서	1
	기타	사무인계인수서(원본)	5
		직원사무분장	3
		부서 간 업무협조 관계 문서	3
		업무일지	3
학사	입학	관할청의 학생입학 지침 및 방침	10
		신입생모집요강 결정 관계문서	5
		입학원서 접수대장	3
		합격자 입학원서	5
		불합격자 입학원서	3
		박사학위과정 지원자 입학전형서	5
		입학시험 답안지	5
		합격자 대장(원본)	10
		합격자 사정표	5
		학생카드	5
		재입학 관계문서	10
		입학생관리에 대한 관할청 보고서	5
	성적	성적표	5
		성적 정정원	5
		중간시험답안지·학기말시험답안지	1
	학위청구논문	학위청구논문	영구
		논문지도교수 선정	3
		논문심사위원회 위원 위촉 및 운영	3
		논문심사에 관한 일반문서	1
학적	졸업	졸업대장(원본)	영구
		졸업사정표	졸업후 5
	등록	납입금액 결정 관계문서	10
		교과목 수강신청서	5
		수강신청, 변경, 취소 관계 서류	5
		교과목 등록 카드	5
		등록금 납부 고지서	1
	학적	학적부(원본)	영구
		관할청의 학적관리 지침 및 방침	5
		학적관계 보증서	10
		학적기재사항 정정원	5
		제적자 대장(원본)	영구
		제적결정 관계문서	5
		휴학·복학 허가 관계문서	5
		외국어시험 시험답안지	3
		종합시험 시험답안지	3
학생	학생활동	학생 교내외 활동 관계 문서	3
		학생회 및 동아리활동 관계문서	5
		학생회 및 동아리 간부 명단	10
		신입생 대학생활 안내 문서	5
	장학	장학금 지급대장	10
		장학금 지급대상자 결정	3
		장학업무 추진 관계문서	3
		교외장학금 추천 문서	5
교무	교과과정	교육과정 개정 계획	준영구
		교과과정표	10
		교과과정 결정 관계문서	3
		강의시간표	5
		교과목 설정	5
		교과목 개설	5
		교과목 등록 및 수업실시	1
교원인사	임용	인사발령 대장(원본)	영구
		인사기록 카드	준영구
		인사제청서 및 임면승인서	준영구
		교원 점수 일람표	영구
		신임교원 공채 관련 서류	5
	인사관리	관할청의 인사관리 지침 및 방침	5
		관할청에 대한 인사관리 보고문서	10
		교원 임용 보고	준영구
		인사위원회 기록	10
		출장명령 및 여비지급계산	5
	강사	시간강사 발령대장(원본)	영구
		시간강사 위촉 제청서	영구
		시간강사료 지급명세서	5
		시간강사 수업시간표	5
	증명발급	제 증명서 발급대장(원본)	5
		제 증명서 발급사본	3
기획	기획	기획수립 및 관련 서류	3
		기획수립을 위한 참고자료	1
	심사분석	심사분석 및 관련 서류	5
		부속기관의 사업계획 및 사업보고	5
	제 규정	규정공포 원본	영구
		세칙공포 원본	영구
		내규공포 원본	영구
		규정·세칙·내규 연혁자료	영구
	학칙	학칙인가서 원본	영구
		제 학칙 인가 신청서류	3
	통계	관할청의 각종 통계조사 문서	3
		각종 기획수립을 위한 통계	3
	법령	법령 질의·해석	10
		경미한 사안	1
예산	예산편성	관할청의 예산편성 지침 및 방침	1
		관할청에 대한 예산편성 보고	5
		예산안 편성자료	1
		자금운용 예산서	영구
	예산통제	예산 회계장부	15
		각 부서의 예산서 및 결산서	5
	기타	관할청에 대한 각종 보고 문서	5
홍보	홍보	홍보계획 지침	5
		홍보자료 수집·편집	3
		홍보물 제작·발간 원본	3
		기타 홍보 관계 일반	1
연구	연구비	교내·외 연구비 지출원인 행위	5
	연구소	기본운영계획, 운영실적	5
		학술행사	5
		자료집 등 발간 자료	5
직원인사	임용	인사발령 대장(원본)	영구
		인사기록 카드	준영구
		인사제청서 및 임면승인서(퇴직자분 포함)	준영구
		직원 점수 채점표	10
		직원 임용계획 품의 및 보고서	3
	인사관리	관할청의 인사관리 지침 및 방침	10
		직원 임용 보고	준영구
		인사 일반에 관한 문서	3
		출장(여행) 관계 문서	3
		직원휴가 관계 문서	3
		퇴직자 인사기록카드	준영구
		승진후보자 명부	5
		근무성적 평정 서류	5
	연금	관할청의 연금관리 지침 및 방침	5
		연금 카드(부본)	5
		연금서류 접수부	5
		연금서류 발송부	5
		부담금 납입 내역서	5
		연금신청사항 처리부	5
		연금대상 교직원 명부	5
		연금 관계 일반 문서	1
		교직원 단체보험 관계 문서	5
		건강보험, 건강검진 관계 문서	5
		고용보험, 산재보험 관계 문서	5
		교원공제회 관계 문서	5
	교육훈련	교육훈련 지침 및 방침	3
		교육훈련 실시 문서	1
	증명발급	제 증명서 발급대장(원본)	3
		제 증명서 발급사본	1
		신분증 발급대장(원본)	3
회계	회계	회계장부	15
		수표장 및 입금장	5
		교직원 봉급지급 카드	5
		등록금 분석표	5
		원천과세 징수 보고자료	5
		수입결의서	5
		지출결의서	5
		입금 고지서(영수증)	1
		등록금 고지서(영수증)	5
	결산	관할청의 결산서 작성 지침 및 방침	1
		결산보고서	영구
관재	재산관리	비품대장(원본)	10
		건물대장(부본)	영구
		토지대장(부본)	영구
		건물, 시설물 설계도	영구
		건물, 시설물 보수 기본 관계 문서	5
		건물, 시설물 유지·보수 관계 문서	5
		소방검사 관계 문서	3
		방화관리 관계 문서	3
		전기, 통신 관계 문서	5
		건물, 시설사용 허가 문서	1
		보험(근재, 건물, 내장, 차량 등) 서류	5
구매	구매	구매품의서	10
		계약서	10
	매각	매각 관계 중요 문서	10
		매각 관계 일반 문서	1